A A A

JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE > Jednostki budżetowe > Przedszkola > Publiczne Przedszkole nr 7 > Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia nr 5/2014 Dyrektora PP7 w Bogatyni z dnia 15 kwietnia 2014r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

PUBLICZNEGO PRZEDSZKOLA NR 7

W BOGATYNI

2014

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI

1. Postanowienia ogólne……………………………………………………………......……. s. 2-4

2. System kancelaryjny………………………………………………………………......…….s. 4

3. Jednolity rzeczowy wykaz akt, podział akt na kategorie archiwalne .............................……..... s. 4

4. Podział prac kancelaryjnych……………………………………………………......……… s. 5

5. Przyjmowanie korespondencji………………………………......................……..................... s .6 -7

6. Przekazywanie, przeglądanie i przydzielanie korespondencji …...........……...……………... s. 8

7. Wewnętrzny obieg akt ……………………………………………………………….......s. 8

8. Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek aktowych ........………….......... s. 8-10

9. Załatwianie spraw……………………………..…………………......……………………. s.11-12

10.Podpisywanie pism…………………………………………………......…………………. s.12

11.Wysyłanie i doręczanie korespondencji ……………….............….………………...……… s.13

12. Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi i przekazanie ich do składnicy akt............ s.13-15

13. Kontrola pracy biurowej……………………………………………......………………… s.15

14.Postanowienia końcowe…………………………………………………………………....s.15

ZAŁĄCZNIKI

Nr 1 – wzór pieczęci wpływu

Nr 2 - wzór dziennika korespondencji

Nr 3 – wzór spisu spraw

Nr 4 – wzór opisu teczki aktowej

Nr 5 – wzór spisu zdawczo-odbiorczego

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Publicznym Przedszkolu Nr 7 w Bogatyni.
Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z doku-

mentacją, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji

w niej zawartych, od czasu jej wpływu lub powstania w Publicznym Przedszkolu Nr 7

w Bogatyni do czasu przekazania tej dokumentacji do składnicy akt.

W postępowaniu z dokumentami niejawnymi regulują odrębne przepisy.
Czynności kancelaryjne prowadzone są w Publicznym Przedszkolu Nr 7 w Bogatyni

w systemie tradycyjnym.

W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
    1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych,
    2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej,
    3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje się w teczkach aktowych.
Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
   1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw,
   2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 6/1, rejestrów i ewidencji,
   3) udostępniania i rozpowszechniania pism w Publicznym Przedszkolu Nr 7 w Bogatyni,

4) przesyłania przesyłek.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w pkt. 6, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
W Publicznym Przedszkolu Nr 7 w Bogatyni obowiązuje bezwydziałowa struktura

organizacyjna.

§ 2

Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają:
1. jednostka organizacyjna, Przedszkole – Publiczne Przedszkole Nr 7 w Bogatyni,
2. kierownik jednostki organizacyjnej, dyrektor - dyrektor Publicznego Przedszkola Nr 7

w Bogatyni,

3) akta - wszelkiego rodzaju dokumentacja utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od

techniki wykonania i formy zewnętrznej,

4) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji,

dokumentacji finansowej, statystycznej, technicznej, itp. ,niezależnie od techniki

wykonania (np. rękopisy, maszynopisy ,wydruki komputerowe, mapy, fotografie,

nagrania, płyty CD),

5) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdza-

jący prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (decyzja, świadectwo),

6) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności

urzędowych lub przyjęcia do wiadomości,

7) akta sprawy – każde pismo, notatka, wypełniony formularz, plan, fotokopia, rysunek,

dokument elektroniczny, itp. zawierające dane, które były lub mogą być istotne przy

rozpatrywaniu poszczególnych spraw, szereg dokumentów, niezależnie od techniki

wytworzenia i postaci, dotyczących tego samego zdarzenia, dokumentacje przebiegu

załatwienia i nie rozstrzygnięcia prowadzonych spraw,

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

8) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, wpływają-

cych lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej, zakładany na dany rok kalendarzowy oddzielnie dla najbardziej szczegółowych haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt,

9) teczka spraw, teczka aktowa – skoroszyt, segregator, teczka wiązana służące do

przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie

załatwionych, objętych tą samą grupą akt (hasłem klasyfikacyjnym) ustaloną w jedno-

litym rzeczowym wykazie akt,

10) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływa-

jących na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę jednostki organiza-

cyjnej, datę wpływu, a także miejsce na wpisanie numeru pisma z dziennika korespon-

dencji,

11) dziennik korespondencji – specjalna książka przeznaczona do rejestrowania w po-

rządku chronologiczno-numerycznym pism wpływających i wychodzących z jednos-

tki organizacyjnej,

12) kancelaria - stanowisko pracy, do którego należy wykonywanie czynności

kancelaryjnych w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji oraz obsługa

kancelaryjna dyrektora jednostki organizacyjnej,

13) prowadzący sprawę – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę, wyko-

nujący w związku z tym określone czynności kancelaryjne, w tym rejestrowanie

sprawy, przygotowanie projektów pism, kompletowanie akt sprawy,

14) punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy załatwiające sprawę i przechowujące

dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

15) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygoto-

wanej do podpisu przez wystawcę,

16) korespondencja – każde pismo wpływające do jednostki organizacyjnej lub wysyłane

przez tę jednostkę,

17) przesyłka – każdy oddzielnie zapieczętowany otrzymany lub wysłany list, paczka, e-mail

18) wpływ - każde pismo i przesyłka wpływające do jednostki organizacyjnej,

19) załącznik – każda luźna kartka papieru zawierająca treść odnoszącą się do pisma

podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod

względem treści stanowią całość, uważa się za jeden załącznik,

20) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki orga-

nizacyjnej i określonej grupy spraw w jednolitym rzeczowym wykazie akt, uzupełnio-

ny o numer sprawy i rok, w którym została ona wszczęta (w Przedszkolu w miejsce

symbolu komórki organizacyjnej wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej),

21) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki organi-

zacyjnej i określonej grupy spraw w jednolitym rzeczowym wykazie akt (w Przedszkolu w miejsce symbolu komórki organizacyjnej wpisuje się symbol jednostki organizacyjnej),wpisywany na teczkę aktową,

22) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

23) dekretacja - odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej,

wskazująca komórkę organizacyjną właściwą do prowadzenia sprawy lub prowadzą-

cego sprawę, datę i podpis dekretującego i ewentualne dyspozycje co do sposobu załatwienia tej sprawy,

24) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umiesz-

czona jest treść dokumentu, pisma itp.,

25) informatyczny nośnik danych - płyta CD, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym

zapisano w postaci elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

26) jednolity rzeczowy wykaz akt – rzeczowy klasyfikator i archiwalny kwalifikator

dokumentacji, zawierający hasła klasyfikacyjne oznaczone symbolami klasyfikacyj

nymi i kategorią archiwalną,

27) system kancelaryjny - sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w związ-

ku z działalnością jednostki organizacyjnej,

28) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowa-

nia przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci

nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspoma-

gania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci,

SYSTEM KANCELARYJNY

§ 3

W Przedszkolu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na rejestracji spraw w spisach spraw na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt (zwanego dalej wykazem akt).
System bezdziennikowy polega na klasyfikacji dokumentacji w układzie rzeczowym (na podstawie wykazu akt) stanowiącej podstawę rejestrowania spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy,

a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw, rejestracja ta prowadzona jest na stanowiskach

pracy.

Dodatkowo rejestruje się pisma przychodzące i wychodzące w dzienniku korespondencji, prowadzonym przez kancelarię na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego.
Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna.

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE

ARCHIWALNE

§ 4

Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej i podziału

kompetencji w jednostce organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności

Przedszkola oraz zawiera kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania

(kategorie archiwalne).

Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań

jednostki organizacyjnej dzieli się na maksymalnie 10 głównych grup (klas) pierwszego

rzędu oznaczonych symbolem od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział

na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe - minimum dwa, maksymalnie 10)

oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy

pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, to jest 00 - 99. Analogicznie dokonuje się

dalszego podziału klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami

trzycyfrowymi, to jest 000 - 999, a w ramach klas trzeciego rzędu tworzy się, w razie

potrzeby, klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest 0000 -

9999, aż do stworzenia klasy końcowej oznaczonej kategorią archiwalną.

Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw ,tj. hasła klasyfikacyjne

oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom akto-

wym oznaczonym tym samym symbolem klasyfikacyjnym co klasy końcowe w wykazie

akt.

Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło i symbol klasyfikacyjny.
W uzasadnionych przypadkach dyrektor jednostki organizacyjnej może dokonać zmian

w jednolitym rzeczowym wykazie akt polegających na przekształceniu dotychczasowych

lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych. Zmiany te mogą być dokonywane

tylko na podstawie zarządzenia dyrektora Przedszkola w porozumieniu z dyrektorem

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

właściwego archiwum państwowego.

Podział akt na kategorie archiwalne:
1. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację

o wartości historycznej, naukowej, podlegającą przekazaniu do właściwego archiwum

państwowego.

W Przedszkolu nie tworzy się i nie gromadzi dokumentacji kategorii A.

1. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi czas przechowywania w jednostce organizacyjnej, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne, którą można wybrakować za zgodą właściwego archiwum państwowego.
2. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu może być brakowana na stanowiskach pracy bez przekazywania do składnicy akt, lecz w porozumieniu z archiwistą i na postawie zgody właściwego Archiwum Państwowego.

7. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych

latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw.

PODZIAŁ CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

§ 5

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie, ewidencjonowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

2) rejestracja spraw i znakowanie pism znakiem sprawy,

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych

pracowników,

7) przekazanie spraw zakończonych do składnicy akt przedszkola,

2. Czynności kancelaryjne w przedszkolu wykonują:

1) kancelaria,

2) dyrektor

3) prowadzący sprawy.

Pracownicy prowadzący sprawy rejestrują je w spisach spraw i oznaczają pisma znakiem sprawy.

Zakresy obowiązków poszczególnych pracowników prowadzących sprawy określają zakresy czynności stanowisk pracy, ustalone przez dyrektora jednostki organizacyjnej.

PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI

§ 6

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria i rejestruje ją w dzienniku korespondencji.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe,

kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan ich opakowania.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotację na kopercie lub opa-

kowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego

spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie kierownika jednostki organizacyjnej.

3. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem ust.9, z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie (bez nazwy Przedszkola), które przekazuje adresatom,

2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem.

4. Po otwarciu koperty stwierdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników lub

otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na

danym piśmie lub załączniku.

5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1) wartościowych, niejawnych, priorytetowych,

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością,

7) przy których stwierdzono uszkodzenie koperty.

6. Jeżeli pracownik Przedszkola otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy

ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do kancelarii w celu rejestracji

i uzupełnienia danych w dzienniku korespondencji.

7. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się

bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub przesyła pod właściwy adres wskazany na przesyłce.

9. Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy.

10. Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony

(na korespondencji przekazywanej bez otwierania na pierwszej stronie koperty) pieczęć

wpływu (załącznik nr 1) określającą nazwę jednostki datę otrzymania i numer ewidencyjny pisma

zarejestrowanego w dzienniku korespondencji. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na przesyłkach

i wpływach nie wymagających merytorycznego załatwienia (prospekty,

czasopisma, załączniki, dokumenty osobiste itp.).

11. W dzienniku korespondencji (załącznik nr 2) przy rejestracji pism wpływających zamieszcza się:

1) liczbę porządkową,

2) datę wpływu przesyłki,

3) tytuł (treść) przesyłki,

4) nazwę nadawcy, który przesłał przesyłkę,

5) datę przesyłki,

6) znak, którym opatrzona jest przesyłka,

7) wskazanie, komu przydzielono przesyłkę,

8) liczbę załączników, jeśli dołączono je do przesyłki,

9) inne informacje, jeśli są konieczne.

§ 7

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej Przedszkola oraz przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia

przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez jednostkę organizacyjną, rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym i drukuje oraz nanosi na nie pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i przekazuje do dekretacji.

3. Przesyłki mające robocze znaczenie dla spraw załatwionych i rozstrzyganych przez jednostkę

organizacyjną drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy,

natomiast pozostałych przesyłek nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

§ 8

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych,

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2 rejestruje się odnotowując

w dzienniku korespondencji informacje o załączniku zapisanym na informatycznym

nośniku danych.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci

elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego

(np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość

dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo

wymagającym wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez własne urządzenia) należy:

1) wydrukować tylko część przesyłki ( np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez

załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę

o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku,

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym

mowa w pkt 1.

PRZEKAZYWANIE, PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE KORESPONDENCJI

§ 9

1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i wpisaniem przesyłek do dziennika
korespondencji kancelaria przekazuje korespondencję dyrektorowi jednostki organi-

zacyjnej do dekretacji.
2. Przesyłki adresowane imiennie do dyrektora jednostki organizacyjnej kancelaria

przekazuje bezpośrednio dyrektorowi.
3. Dyrektor jednostki organizacyjnej po przejrzeniu przesyłek określa, które sprawy załatwia osobiście, a pozostałe przesyłki dekretuje, przydzielając je do załatwienia pracownikom prowadzącym sprawę umieszczając w dekretacji datę i swój podpis.

4. Na przesyłkach dyrektor jednostki organizacyjnej może w razie potrzeby umieścić

dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

5. W przypadku błędnej dekretacji przesyłki jej zmiany dokonuje dekretujący.
6. Po zadekretowaniu przesyłek kancelaria dokonuje ich rozdziału do właściwych

stanowisk pracy.

WEWNĘTRZNY OBIEG AKT

§ 10

Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się jedynie akta, co do których obowiązek pokwitowania wynika z odrębnych przepisów.
Wewnętrzny obieg akt powinien być bezpośredni, tzn. pisma należy kierować wprost do właściwego pracownika prowadzącego sprawę z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania.
Pisma w obiegu wewnętrznym przekazywane są za pośrednictwem kancelarii.

REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK

AKTOWYCH

§ 11

1. Dokumentacja powstająca w jednostce organizacyjnej i do niej przesyłana dzieli się ze względu na

sposób jej rejestracji i przechowywania na dokumentację tworzącą akta

sprawy i dokumentację, która nie tworzy akt sprawy.

2. Dokumentacja tworząca akta sprawy jest przyporządkowana do sprawy i oznaczona

w wyniku rejestracji znakiem sprawy, dokumentacja nie tworząca akt sprawy podlega

przyporządkowaniu jedynie do klasy z wykazu akt, a nie do sprawy.

3. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 3). Sprawę rejestruje się jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w jednostce organizacyjnej. Dalszych pism dotyczących danej sprawy nie wpisuje się do spisu spraw, tylko dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym nanosząc na pismo znak sprawy.

Prowadzący sprawę po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy już

wszczętej sprawy, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia sprawy rejestruje pismo jako nową sprawę nanosząc na pismo znak sprawy.

Wszystkie dokumenty (pisma) dotyczące tej samej sprawy tworzą akta sprawy i otrzymują ten sam znak sprawy. Na korespondencji przychodzącej znak sprawy wpisuje się w górnej części pierwszej strony pisma, a w przypadku pism wychodzących z lewej strony u góry pisma pod pieczęcią

nagłówkową.

6. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

7. Znak sprawy zawiera:

1) symbol literowy jednostki organizacyjnej, (Przedszkole posiada strukturę bezwydziałową)

2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła,

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

5) znak sprawy można uzupełnić o inicjały prowadzącego sprawę.

8. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa

w pkt. 7, i oddziela kropką w następujący sposób:

PP7.4450.5.2014.PK, gdzie:

1) PP7 - oznacza Publiczne Przedszkole Nr 7 w Bogatyni,

2) 4450 - oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) 5 - oznacza piątą sprawę rozpoczętą w 2014 r., w ramach symbolu klasyfikacyjnego 4450,

4) 2014 – oznacza rok, w którym sprawa została wszczęta,

5) PK - oznacza inicjały prowadzącego sprawę.

9. Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania.

10. Akta szeregu spraw dotyczących tego samego zagadnienia z danego roku kalendarzowego, łączy się

w jednej lub kilku teczkach ,w zależności od ilości akt, które oznacza się tym

samym symbolem klasyfikacyjnym.

11. Dla każdej teczki, założonej według wykazu akt ,prowadzi się oddzielnie spis spraw

(załącznik nr 3). Zamieszcza się w nim:

kolejny numer sprawy, poczynając od nr 1 w każdym roku,
treść danej sprawy,
nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy,
datę wpływu pierwszego pisma nadesłanego lub datę pierwszego pisma wysłanego w danej

sprawie (datę wszczęcia sprawy),

datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę.

12. Sprawę nie zakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany

dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

13. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa.

14. W sytuacji, o której mowa w pkt 13, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt

w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku

sprawy…” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

15. Nie podlega rejestracji w spisach spraw dokumentacja nie tworząca akt sprawy, tj.:

dokumentacja finansowo – księgowa, a w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe,
listy obecności,
karty urlopowe,
środki ewidencyjne składnicy akt,
rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych,
dzienniki zajęć.

Dokumentację nie tworząca akt sprawy należy odkładać do teczek aktowych założonych zgodnie

z klasyfikację wynikającą z wykazu akt.

§ 12

1. Teczki spraw zakłada pracownik prowadzący sprawę w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt.

2. Każdej końcowej klasie wykazu akt, oznaczonej kategorią archiwalną, powinna odpowiadać

teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu

i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

akt o różnych kategoriach archiwalnych.

3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.

4. W razie potrzeby można niektóre teczki prowadzić przez okres dłuższy niż jeden rok.

Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone były

przez dłuższy okres. W takim przypadku na każdy rok zakłada się odrębny spis spraw.

5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla przedmiotu lub podmiotu sprawy, w których

grupuje się wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w tym samym spisie spraw. W takim przypadku w teczkach założonych według przedmiotu lub podmiotu

sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

Dopuszcza się zakładanie teczek zbiorczych, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych

w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe)

Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt teczki aktowej, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.
W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki aktowej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki aktowej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw danej teczki, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz oznaczenie roku (np. PP7.0712.2.5.2014).
Każda teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy opisu:

1) na środku u góry – nazwę jednostki organizacyjnej,

2) w lewym górnym rogu – znak akt tj. symbol jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny

z wykazu akt,

3) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt,

4) na środku – tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o informacje określające rodzaj i treść akt zawartych w teczce,

5) pod tytułem – daty skrajne (roczne) tj. datę najwcześniejszego i najnowszego pisma

w teczce (w przypadku akt osobowych nad datami skrajnymi wpisuje się dzienną, miesięczną

i roczną datę przyjęcia i zwolnienia pracownika z pracy),

6) numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy (wzór opisu tytułowej strony teczki –

załącznik nr 4 ).

Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.

ZAŁATWIANIE SPRAW

§ 13

1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej celowe i najprostsze formy załatwiania,

w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów.

1. Formy załatwiania sprawy mogą być ustne, odręczne lub pisemne.
2. Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji)

ustnie (telefonicznie) i sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy.

1. Załatwienie ustne w sprawach indywidualnych może być stosowane w przypadkach,

w których przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na przeszkodzie.

1. Załatwianie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma na stanowisku pracy, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informującym o sposobie załatwienia sprawy.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

1. Odręcznie należy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej, tj. pisma o charakterze informacyjnym, żądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia, itp.
2. W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma.
3. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu projektu pisma załatwiającego sprawę, zaaprobowaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu. Czystopis podpisany przez zatwierdzającego wysyła się do adresata, natomiast jego kopie pozostawia w aktach jednostki organizacyjnej.
4. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad:

1. umieścić nagłówek (pełną nazwę jednostki organizacyjnej),
2. w odpowiedzi podać datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
3. wpisać adres,
4. każde pismo oznaczyć datą i znakiem sprawy oraz znakiem pisma,
5. treść załatwienia sprawy powinna być opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie
  z obowiązującymi przepisami,
6. zamieścić podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko),
7. pod treścią załatwienia sprawy z lewej strony pisma podaje się liczbę przesłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika,
8. w razie potrzeby należy określić pilność sprawy – „bardzo pilne”, „terminowe” lub podać określenie „niejawne”, itp. zamieszczone pod adresem.

10. Przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy

(treść, oznaczenie pieczęci, podpisy). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału,

czy też z odpisu - należy u góry zaznaczyć „odpis” lub „odpis z odpisu”, a pod tekstem z lewej strony umieszcza się klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem” lub

„Stwierdzam zgodność odpisu z odpisem”, po czym umieszcza się datę, podpis osoby

stwierdzającej zgodność treści, z podaniem stanowiska służbowego.

11. Prowadzący sprawy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą

z nią bezpośredniego związku.

12. Prowadzący sprawę opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada

aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy

i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami prowadzącemu sprawę.

13. Prowadzący sprawę powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu.

Po podpisaniu czystopisu sekretariat wysyła go adresatowi.

Prowadzący sprawę, po otrzymaniu kopii wysłanego pisma (z dołączonymi załącznikami),

odkłada je do akt sprawy.

14. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.

15. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami

dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie

w porozumieniu i za zgodą aprobującego.

Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej

przez prowadzącego sprawę.

16. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafę prowadzącego sprawę

(z lewej strony pod treścią pisma).

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

17. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące

określenia:

nad adresem z prawej strony- wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu:

„polecony", „priorytet", „za potwierdzeniem odbioru", itp., brak takiej dyspozycji

oznacza, że pismo na być wysłane jako przesyłka zwykła,

adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą:

„Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do

wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma,

ewentualne wskazówki dla kancelarii.

18. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami

Szczególnymi.

PODPISYWANIE PISM

§ 14

Wszystkie pisma wychodzące z jednostki organizacyjnej podpisuje dyrektor

jednostki organizacyjnej lub osoby uprawnione.

Prowadzący sprawy składają pisma do podpisu w kancelarii.

3. Pieczęcie na pismach są stawiane w kancelarii.

4. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej uwagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Przedszkola oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki organizacyjnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Wzór pieczęci urzędowej oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

5. Na pismach posiadających charakter dokumentów, jak zaświadczenia, decyzje, orzeczenia,

umowy oraz na pismach niejawnych nie można umieszczać facsimile.

WYSYŁANIE I DORĘCZANIE KORESPONDENCJI

§ 15

Pisma przeznaczone do wysłania pracownicy prowadzący sprawę składają w kancelarii.
Kancelaria rejestruje te pisma w dzienniku korespondencji i wpisuje znak pisma z lewej

strony u góry pod znakiem sprawy.

3. W dzienniku korespondencji (załącznik nr 2) przy rejestracji przesyłek wysyłanych zaznacza się:

1) liczbę porządkową przesyłki,

2) datę przekazania przesyłki do wysłania,

3) temat (treść) wysyłanej przesyłki,

4) nazwę adresata ,do którego przesłano przesyłkę,

5) znak sprawy wysyłanego pisma,

6) sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, faks, poczta elektroniczna).

4. Przed wysłaniem pisma należy sprawdzić, czy jest podpisane, zaopatrzone w znak sprawy,

oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki, w razie stwierdzenia braków

kancelaria zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia.

Kancelaria przyjmując pisma do wysyłki:

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

1. segreguje pisma przeznaczone do wysłania, grupuje pisma kierowane do tego samego adresata w celu łącznego wysłania,
2. wkłada pisma do kopert, adresuje te koperty i opatruje pieczęcią nagłówkową,
3. przesyłki wpisuje do pocztowej książki nadawczej,
4. przekazuje korespondencję na pocztę.

6. Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym potwierdzeniem

odbioru. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

Kancelaria wysyła faksy natychmiast po otrzymaniu dyspozycji ich wysłania.
Data udokumentowania rozchodu znaczków pocztowych na wysyłki nadawane za pośrednictwem urzędów pocztowych, ilość oraz wartość znaczków powinna być odnotowana w ewidencji pism wysyłanych (książkach nadawczych).
Pisma mogą być przekazywane do urzędów za pośrednictwem wyznaczonych pracowników.

W takich przypadkach na kopii musi znaleźć się pieczęć odpowiedniego urzędu z datą wpływu

bądź podpis odbierającego pracownika.

POSTĘPOWANIE Z AKTAMI OSTATECZNIE ZAŁATWIONYMI

I PRZEKAZANIE ICH DO SKŁADNICY AKT

§ 16

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Przedszkole prowadzi składnicę akt.

2. Wszystkie akta po upływie 2-letniego okresu przechowywania ich na stanowiskach pracy, licząc od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw, należy przekazać kompletnymi rocznikami do składnicy akt w stanie uporządkowanym.

3. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) W odniesieniu do akt kategorii B25:

a) ułożenie spraw wewnątrz teczek w kolejności zarejestrowania ich w spisie spraw,

a w obrębie spraw chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę na początku,

b) odłożenie do teczek formularza spisu spraw

c) usunięcie z akt wtórników pism, części metalowych, plastikowych (spinacze, zszywki,

koszulki, itp.),

d) ponumerowanie ołówkiem wszystkich zapisanych stron w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,

e) przełożenie akt do tekturowych teczek i zszycie tych akt,

f) opisanie teczek aktowych.

2) W odniesieniu do pozostałych akt kategorii B (innych niż akta osobowe):

a) przełożenie akt do tekturowych teczek lub obłożenie ich tekturowymi okładkami

i zszycie akt,

b) odłożenie do teczek formularza spisu spraw

c) opisanie teczek aktowych.

3) Nie zszywa się dokumentacji, która ze względu na oprawę nie wymaga takiego szycia

(jak rejestry) lub która nie powinna być szyta (jak fotografie, dokumentacja techniczna)

4) Grubość przekazywanych do składnicy akt teczek nie powinna przekraczać 5 cm,

w przypadku większej ilości akt należy tworzyć tomy.

5) Teczki aktowe winny być opisane według zasad określonych w § 12 pkt 9 instrukcji, a ponadto:

a) pod datą wpisuje się liczbę zapisanych stron w przypadku akt kategorii B25 i akt osobowych,

b) w lewym dolnym rogu – wpisuje się numer, pod którym teczka została

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

zewidencjonowana w spisie zdawczo-odbiorczym (numer ten jest elementem

sygnatury archiwalnej) .

Wzór opisu teczki aktowej – załącznik nr 4

4. Akta gromadzone na stanowiskach pracy przekazywane są do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (wzór - załącznik nr 5), który sporządza się oddzielnie dla akt kategorii B25 i oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B (można też sporządzać osobne spisy zdawczo-odbiorcze dla dokumentacji płacowej kategorii B50, dzienników zajęć).

Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach.

5. W spisie zdawczo-odbiorczym zaznacza się:

1) liczbę porządkową (załącznik nr 5)

2) znak akt,

3) tytuł teczki aktowej,

4) daty skrajne dokumentacji w teczce aktowej,

5) kategorię archiwalną akt ,

6) liczbę teczek,

7) dane o miejscu przechowywania akt w składnicy akt,

8) dane o wybrakowaniu akt.

6. Dane wymienione w ust. 5 pkt 1-6 wpisuje się do spisów zdawczo-odbiorczych na stanowiskach pracy, dane wymienione w pkt. 7-8 wpisywane są w składnicy akt.

7. W spisie zdawczo - odbiorczym teczki ewidencjonuje się w kolejności zgodnej z kolejnością haseł

w wykazie akt, według zasady, że pod 1 pozycją spisu ujmuje się wyłącznie 1 teczkę aktową.

8. Spisy zdawczo-odbiorcze winny być oznaczone nazwą jednostki organizacyjnej i datą

przekazania akt do składnicy akt oraz podpisane przez pracownika, który sporządził spis, dyrektora jednostki organizacyjnej i archiwistę.

Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych potwierdzonych przez archiwistę, po zarejestrowaniu tych spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, winien być

odkładany do teczki aktowej prowadzonej na danym stanowisku pracy.

Akta spraw ostatecznie załatwionych, które są potrzebne na stanowisku pracy dłużej niż 2 lata,

po dokonaniu formalności przekazania ich do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-

odbiorczego, mogą pozostać na tym stanowisku na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt.

11.Organizację i zakres działania składnicy akt reguluje odrębna instrukcja.

KONTROLA PRACY BIUROWEJ

§ 17

1. Nadzór i kontrolę czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników sprawuje dyrektor jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona.
2. Kontrola polega w szczególności na sprawdzaniu:
  1. prawidłowości stosowania obowiązujących przepisów kancelaryjnych, w tym wykazu akt w zakresie klasyfikacji dokumentacji,
  2. prawidłowości prowadzenia spisów spraw i teczek aktowych,
  3. terminowości i prawidłowości załatwiania spraw oraz prawidłowości stosowania pieczęci,
  4. przestrzegania zasad określonych w § 24, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 z 2002 r., poz. 926, ze zm.),
  5. terminowości przekazywania akt do składnicy akt.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 18

Dokumentację zlikwidowanego Przedszkola przekazuje się organowi prowadzącemu Przedszkole, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przejmuje organ sprawujący nadzór pedagogiczny (zgodnie z ustawą o systemie oświaty z dnia 7 września 1991r. - t.j. DzU z 2004r. nr 256,poz. 2572, z późn. zm. ,art. 59 pkt. 3).
W przypadku likwidacji stanowisk akta spraw zakończonych powinny być przekazane do składnicy akt, natomiast akta spraw w toku należy przekazać temu stanowisku pracy, które przejęło zadania stanowiska zlikwidowanego, na podstawie protokołu przekazania.

3. Instrukcja kancelaryjna może być nowelizowana na podstawie zarządzenia dyrektora

przedszkola, po zatwierdzeniu zmian przez Archiwum Państwowe we Wrocławiu.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Załącznik nr 1

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

WZÓR PIECZĘCI WPŁYWU

PUBLICZNE PRZEDSZKOLE NR 7

w Bogatyni

Wpłynęło

dnia ……………………………………

L.dz. ……………… zał. …………

Podpis……………………………………….

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Załącznik nr 2

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

DZIENNIK KORESPONDENCJI- wzór

Nr kolejny	Data otrzym koresp.	Nr	Data	Od kogo	Treść otrzymanej korespondencji	Znak referenta
		otrzymanej korespondencj

Data wysłanej koresp.	Do kogo	Treść wysłanej korespondencji	Nr koresp. uprze- dniej	Nr odpow. na koresp. wysłaną	Nr aktu	Uwagi

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Załącznik nr 3

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

WZÓR SPISU SPRAW

…………… rok		……………………………………. symbol kom. org..	………..……. oznacz. teczki	……………………………………………………………………………………. tytuł teczki wg wykazu akt
Lp.	SPRAWA (krótka treść)			Od kogo wpłynęła		Data		UWAGI (sposób załatwienia)
				znak pisma	z dnia	wszczęcia sprawy	ostatecznego załatwienia

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Załącznik nr 4

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

OPIS TECZKI AKTOWEJ

..................................................................................

(jednostka organizacyjna)

........................................................ ........................................................

(znak akt) (kategoria archiwalna)

.....................................................................................................................

(tytuł teczki)

Daty skrajne

Liczba zapisanych stron ............................

(w odniesieniu do akt kategorii B25)

Numer tomu.................................................

..........................................

(sygnatura archiwalna)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Załącznik nr 5

do Instrukcji kancelaryjnej

PP7 w Bogatyni

...........................................

^{(nazwa jednostki organizacyjnej)}

Spis zdawczo – odbiorczy akt Nr .........

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne od - do	Kategoria akt	Liczba teczek (tomów)	Miejsce przecho -wywania w składnicy akt	Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego
1	2	3	4	5	6	7	8

........................................................................ ..............................................

podpis przekazującego akta podpis archiwisty

………. .................................

… . .................................. ......... data przejęcia akt

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH

I i II RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Zbiór aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna

03 Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość i statystyka

04 Informatyzacja

05 Skargi i wnioski

06 Popularyzacja działalności własnej jednostki, uroczystości przedszkolne, kroniki, wydawnictwa

07 Współpraca, kontakty z jednostkami organizacyjnymi

08 Kontrole, nadzór, szacowanie ryzyka

1 KADRY

10 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kadr

11 Zatrudnianie pracowników

12 Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15 Dyscyplina pracy, urlopy

16 Sprawy socjalno-bytowe

17 Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Zasady prowadzenia spraw z zakresu administrowania środkami rzeczowymi

21 Inwestycje i remonty

22 Administrowanie nieruchomościami

23 Gospodarka materiałowa

24 Źródła zaopatrzenia- infrastruktura, telekomunikacja i informatyczna

25 Ochrona obiektów i mienia

26 Zamówienia publiczne

3 FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

30 Planowanie i realizacja budżetu

31 Dochody, podatki i opłaty

32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

33 Inwentaryzacja

34 Dyscyplina finansowa

4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE

40 Przepisy dotyczące nauczania i wychowania

41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno-wychowawczej

42 Rekrutacja dzieci do przedszkola

43 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej

44 Wychowankowie

45 Pomoc psychologiczno-pedagogiczna

Symbole klasyfikacyjne				HASŁA KLASYFIKACYJNE	Kategoria archiwalna	UWAGI
I	II	III	IV	HASŁA KLASYFIKACYJNE	Kategoria archiwalna	UWAGI
1	2	3	4	5	6	8
0				ZARZĄDZANIE
	00			Organy kolegialne
		000		Rada Pedagogiczna	B25	Protokoły posiedzeń, uchwały, materiały na posiedzenia, regulaminy Rady
		001		Rada Rodziców	B25	Protokoły posiedzeń, sprawozdania z działalności, regulaminy Rady, wyniki wyborów do Rady, itp.
		002		Komisje własne i zespoły ( stałe i doraźne)	B25	Przedmiotowe, problemowe, wycho-wawcze, dyscyplinarne itp. Powołanie, protokoły posiedzeń, sprawozdania, wnioski i postulaty. Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę
		003		Udział w obcych organach kolegialnych	B25	W tym w posiedzeniach organów jednostek nadrzędnych lub nadzorujących (własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki, sprawozdania)
	01			Organizacja
		010		Podstawy prawne działania jednostki własnej	B25	Akt założycielski, orzeczenie organizacyjne przedszkola, przekształcenie, likwidacja itp.
		011		Organizacja własnej jednostki	B25	Dot. m.in. statutów, regulaminów organizacyjnych, zmian organizacyjnych, rejestracji i odpisów z rejestracji nadanie numerów NIP, REGON, itp. Oraz wszelkiej korespondencji w ww. sprawach
		012		Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne	B10	W tym ich rejestry, bankowe karty, wzory podpisu, okres przechowywania liczy się od daty utraty ważności
		013		Ochrona i udostępnienie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
			0130	Regulacje dotyczące ochrony i dostępu do informacji chronionych ustawowo oraz informacji publicznej	B25	Przepisy, wyjaśnienia, interpretacje, opinie prawne
			0131	Ochrona informacji niejawnych	B10
			0132	Ochrona danych osobowych	B10	Oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych i zgoda na przetwarzanie danych- odkłada się do akt osobowych klasa 120
			0133	Udostępnienie informacji	B10	W tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej
		014		Obsługa kancelaryjna
			0140	Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo	B25	Instrukcja kancelaryjna, instrukcja w/s organizacji i zakresu działania składnicy akt, jednolity rzeczowy wykaz akt, oraz korespondencja i uzgodnienia z Archiwum Państwowym
			0141	Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów	B5	Dziennik korespondencji, pocztowa książka nadawcza, potwierdzenie odbiory itp.
			0142	Wzory formularzy	B25	Opracowania, wdrażanie, wykazy
			0143	Wzory odciskowe pieczęci, stempli i ich ewidencja	B25	Zamówienia pieczęci
			0144	Ewidencja druków ścisłego zarachowania	B10	Oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych i zgoda na przetwarzanie danych- odkłada się do akt osobowych klasa 120
			0145	Ewidencja zbioru bibliotecznego	B25	Księgi inwentarzowe, katalogi
		015		Składnica akt
			0150	Ewidencja składnicy akt	B25	Spisy zdawczo- odbiorcze dokumentacji przekazywanej do składnicy akt i wykaz tych spisów
			0151	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	B25	Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy akt wybrakowanych, zgoda archiwum Państwowego na brakowanie akt, protokoły potwierdzające zniszczenie akt
			0152	Udostępnienie i wyposażenie dokumentacji ze składnicy akt	B5	Zezwolenia, karty udostępnienia
			0153	Zgubienie lub zniszczenie akt	B25	Protokoły zagubienia lub zniszczenia, postępowanie wyjaśniające
	02			Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna
		020		Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych	B10	Okres przechowywania liczy się od utraty mocy prawnej aktów
		021		Zbiór aktów normatywnych własnych	B25	Komplet podpisanych, zarządzeń, regulaminów, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism ogólnych i ich ewidencja itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Jeden egz. aktów normatywnych rejestruje się i przechowuje w ramach właściwej klasy rzeczowej wykazy akt
		022		Interpretacje przepisów prawnych	B25	Wykładnie przepisów własnych i obcych dotyczących pracowników i działalności przedszkola
		023		Zbiór decyzji administracyjnych dyrektora przedszkola	B10	Jeden egzemplarz decyzji rejestruje się i przechowuje w ramach właściwej klasy rzeczowej wykazu akt
		024		Zbiór umów	B10	Komplet podpisanych umów i ich ewidencja. Jeden egzemplarz umów rejestruje się przechowuje w ramach właściwej klasy rzeczowej wykazu akt
		025		Opiniowanie projektów aktów prawnych	B25	W tym projektów aktów prawnych jednostek nadrzędnych
		026		Opinie prawne	B10
		027		Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym pracowników	B10	Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia wyroku lub umorzenia sprawy
	03			Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
		030		Plany i sprawozdania roczne	B25
		031		Sprawozdania własne	B25
		032		Statystyka
		033		Źródłowe materiały statystyczne	B5	Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych. GUS, SIO
		034		Statystyczne opracowania końcowe	B25
		035		Statystyczne opracowania cząstkowe	B5
	04			Informatyka
		040		Projektowanie i koordynacja systemów i programów	B10
		041		Spis systemów i programów	B25	Licencje, oprogramowanie, instrukcje. Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programów.
		042		Ustalenie uprawnień dostępu do danych i systemów	B10	Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu
	05			Skargi i wnioski
		050		Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków	B25	Instrukcje, zarządzenia
		051		Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio	B25	W tym rejestr
		052		Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości	B5
		053		Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom	B2	Dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki
	06			Popularyzacja działalności własnej jednostki, uroczystości przedszkolne, kroniki, wydawnictwa
		060		Informacje własne dla prasy, radia i telewizji	B25
		061		Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne	B25	Artykuły prasowe, zdjęcia
		062		Kroniki przedszkolne	B25	O działalności własnej
		063		Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy	B25	Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe
		064		Imprezy własne	B25	Programy, projekty plastyczne, scenariusze, własne plakaty i ulotki, nagrania dźwiękowe itp.
	07			Współpraca, kontakty z jednostkami organizacyjnymi
		070		Współpraca, kontakty z jednostkami krajowymi	B25	Porozumienia, umowy, sprawozdania dotyczące współpracy, korespondencja merytoryczna
		071		Kontakty zagraniczne	B25	Umowy o współpracy, notatki, sprawozdania, protokoły itp.
	08			Kontrole
		080		Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru i kontroli	B25	W tym regulamin kontroli wewnętrznych, regulamin kontroli zarządczej
		081		Kontrole zewnętrzne	B25	Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę.
		082		Kontrole wewnętrzne	B25
		083		Kontrola zarządcza	B25
		084		Książki kontroli	B5
		085		Nadzór pedagogiczny wewnętrzny	B25	Plany nadzoru pedagogicznego, sprawozdania z wykonania planu, arkusze hospitacyjne, raporty z wewnętrznego nadzoru, itp.
		086		Nadzór pedagogiczny zewnętrzny	B25
1				KADRY
	10			Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
		100		Przepisy zewnętrzne dotyczące pracy i płacy	B25
		101		Regulamin pracy	B25
		102		Regulaminy wynagradzania i nagradzania	B25
		103		Inne regulacje dot. zatrudnienia	B25	np. regulamin oceny okresowej
	11			Zatrudnianie pracowników
		110		Zapotrzebowanie i nabór pracowników	B2	CV, oferty kandydatów przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
		111		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników	B50	Odkłada się do akt osobowych – klasa 110
		112		Opinie o pracownikach
			1120	Opiniowanie i ocena pracowników	B50	Karty oceny- jak klasa 110
			1121	Ocena pracy nauczycieli	B50	Klasa 110
		113		Rozmieszczenie i wynagradzanie pracowników
			1130	Przeniesienia, zastępstwa pracowników	B50	Przeniesienia, zastępstwa, delegowanie itp. Odkłada się do akt osobowych pracowników
			1131	Wymiar uposażeń	B50	Jak w klasie 110
			1132	Dodatek motywacyjny	B50	Jak w klasie 110
			1133	Dodatek funkcyjny	B50	Jak w klasie 110
		114		Awansowanie pracowników przedszkola
			1140	Awansowanie pracowników	B50	Jak w klasie110
			1141	Dokumentacja awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego	B10	Korespondencja, wnioski, plany rozwoju zawodowego i inna dokumentacja. Powołanie komisji kwalifikacyjnej, protokoły posiedzeń – klasa 002. Akty nadania stopnia awansu zawodowego odkłada się do akt osobowych- klasa 110
			1142	Dokumentacja awansu zawodowego nauczyciela mianowanego	B10	Korespondencja, wnioski, plany rozwoju zawodowego i inna dokumentacja. Akty nadania stopnia awansu zawodowego odkłada się do akt osobowych pracowników
			1143	Dokumentacja awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego	B10	Jak w klasie 110
		115		Prace zlecone		Umowy o pracę zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych
			1150	Prace zlecone ze składką ZUS	B50
			1151	Prace zlecone bez składki ZUS	B5
			1152	Umowa o dzieło	B5	Umowy ze składką ZUS – kat.B50
		116		Nagrody, odznaczenia i kary		Wnioski
			1160	Nagrody	B10	Odkłada się do akt osobowych pracowników
			1161	Odznaczenia, wyróżnienia	B10	Podziękowania, listy gratulacyjne, pochwały itp. Odkłada się do akt osobowych pracowników
			1162	Kary porządkowe	Bc	Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
			1163	Postępowanie dyscyplinarne	B10	Powołanie, protokoły posiedzeń komisji dyscyplinarnej- klasa 002 okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
			1164	Zawieszenie w czynnościach	B5	Odkłada się do akt osobowych pracowników
			1165	Sprawy pracownicze	B3	Wnioski, pisma pracowników
		117		Sprawy wojskowe pracowników	B10
		118		Zatrudnianie osób niepełnosprawnych	B10	Korespondencja z PFRON, kopie deklaracji
	12			Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia
		120		Akta osobowe	B50	Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumentację z całego przebiegu zatrudnienia
		121		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	B50	W tym dane w systemach bazodanowych
		122		Legitymacje służbowe	B5	wnioski
		123		Zaświadczenia o zatrudnianiu i wynagradzaniu	B5	Rejestr zaświadczeń
	13			Bezpieczeństwo i higiena pracy
		130		Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy	B25	Regulamin, protokoły z przeglądów placówki
		131		Środki ochronne	B5	Karty ewidencyjne, odzież ochronna
		132		Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy	B10	Rejestr i dokumentacja. Przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii B25
		133		Szkolenia z zakresu BHP	B10	Zaświadczenia odkłada się do akt osobowych pracownika klasa 110
		134		Ocena ryzyka zawodowego	B25	Oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym odkłada się do akt osobowych klasa 110
		135		Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
			1350	Warunki szkodliwe	B50
			1351	Rejestr czynników szkodliwych	B50
			1352	Choroby zawodowe	B50
	14			Szkolenia i doskonalenia zawodowe pracowników
		140		Szkolenia i doskonalenia zawodowe pracowników
			1400	Szkolenia zewnętrzne nauczycieli	B5	Korespondencja, oferty szkoleniowe, zewnętrzne materiały szkoleniowe. Świadectwa i certyfikaty odkłada się do akt osobowych – klasa 110
			1401	Studia niestacjonarne i podyplomowe	B10	Refundacja kosztów kształcenia, zaświadczenia o uczących się. Dokumenty ukończenia studiów odkłada się do akt osobowych- klasa 110
			1402	Szkolenia zewnętrzne pozostałych pracowników	B5	Jak w klasie 1400
			1403	Wewnątrz przedszkolne doskonalenie nauczycieli	B5
		141		Staże absolwenckie, staże z urzędu pracy, praktyki studenckie, wolontariat	B5
	15			Dyscyplina pracy, urlopy
		150		Dowody obecności w pracy	B3
		151		Karta ewidencji czasu pracy	B10	Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika
		152		Listy obecności w pracy	B3
		153		Praca w godzinach nadliczbowych	B5	Karta rozliczenia godz. ponadwymiarowych, itp.
		154		Absencja	B3	Zwolnienia lekarskie
		155		Delegacje służbowe	B3	W tym ich ewidencja
		156		Urlopy pracownicze
			1560	Urlopy wypoczynkowe	B5	Plan urlopów, wnioski, karty urlopowe, itp.
			1561	Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze, bezpłatne i zdrowotne	B50	Przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych – klasa 110
			1562	Urlopy okolicznościowe, szkoleniowe, opieka nad dzieckiem	B3	Dot. art. 188 KP
		157		Dodatkowe zatrudnianie osób zatrudnionych	B5
	16			Sprawy socjalno- bytowe
		160		Podstawowe zasady z zakresu spraw socjalno-bytowych	B25	Regulamin ZFŚS
		161		Świadczenia socjalne z ZFŚS	B5	Oświadczenia, wnioski i inne dokumenty dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, decyzje dotyczące przyznawania świadczeń socjalnych.
		162		Pożyczki mieszkaniowe	B5	Wnioski, umowy pożyczek mieszkaniowych- okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia umowy
		163		Imprezy kulturalno- oświatowe	B5
		164		Opieka nad emerytami i rencistami	B5
	17			Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna
		170		Zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego	B50	Zgłoszenie do ubezpieczenia pracownika i wyrejestrowanie z ubezpieczenia
		171		Obsługa ubezpieczenia społecznego	B10	RSA, RCA, DRA
		172		Emerytury i renty	B10
		173		Zaświadczenia o wynagradzaniu do ZUS	B5	Rp-7, Z-3
		174		Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych	B5	Wysokość składki wypadkowej, wyjaśnienia do korekt, przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek
		175		Opieka zdrowotna
			1750	Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej	B10
			1751	Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy	B10	Wstępne, kontrolne, okresowe- odkłada się do akt osobowych klasa 110
			1752	Pomoc zdrowotna dla nauczycieli	B10
			1753	Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.	B10	Polisy PZU, rozliczenie składek, itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej
2				ŚRODKI RZECZOWE
	20			Zasady gospodarowania środkami trwałymi	B25	Przepisy, wyjaśnienia, interpretacje, opinie
	21			Inwestycje i remonty
		210		Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów	B25	Wytyczne własne, analizy potrzeb
		211		Dokumentacja prawna i techniczna obiektu	B5	Okres przechowywania liczy się od dnia wyłączenia obiekty do eksploatacji
		212		Wykonawstwo i odbiór inwestycji	B5	Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowanych prac, itp. Okres przechowywania liczy się od daty rozliczenia inwestycji
		213		Książka obiektu budowlanego	B5	Okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia obiektu z eksploatacji
	22			Administrowanie nieruchomością
		220		Nabywanie i zbywanie nieruchomości	B25	Dokumentacja prawna i techniczna
		221		Przydział i najem nieruchomości	B5	Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu
		222		Konserwacja i eksploatacja nieruchomości	B5	Korespondencja dot. konserwacji, remontów bieżących, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), pomiary elektryczne, usługi kominiarskie, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp.
		223		Podatki i opłaty publiczne	B10	Deklaracje podatkowe, zwolnienia, itp. Z wyjątkiem dowodów księgowych
		224		Przeglądy stanu technicznego nieruchomości	B5
	23			Gospodarka materiałowa		Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały itp.
		230		Zaopatrzenie	B5	Materiały biurowe, sprzęt, druki, itp. Zapotrzebowanie, zamówienia, oferty, ogłoszenia, zapytanie o cenę, reklamacje itp.
		231		Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych	B10	Dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo- wartościowe, zestawienia wyposażenia
		232		Gospodarka odpadami	B5
		233		Ewidencja środków trwałych i nietrwałych	B10	Księgi inwentarzowe
		234		Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i nietrwałych	B10	Dowody przyjęcia środków do eksploatacji, dowody zmiany miejsca użytkowania, kontrole techniczne, protokoły likwidacji itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środków
		235		Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń	B5	Okres przechowywania liczy się od daty kasacji danego urządzenia lub maszyny
		236		Konserwacja i remonty środków trwałych	B5
	24			Źródła zaopatrzenia- łączność, infrastruktura telekomunikacja i informatyczna,		Dostawcy krajowi, zamówienia publiczne
		240		Zakup środków i usług transportowych, łączności, pocztowych	B5
		241		Eksploatacja środków transportu	B5
		242		Eksploatacja środków łączności	B5	W tym konserwacja i remont tych środków
		243		Eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej	B10
	25			Ochrona zakładu pracy (mienia)
		250		Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna	B10
		251		Ubezpieczenia rzeczowe	B10	Od ognia, kradzieży itp. Okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia umowy.
	26			Zamówienia publiczne
		260		Dokumentacja zamówień publicznych	B5
		261		Rejestr zamówień publicznych	B5
3				FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
	30			Planowanie i realizacja budżetu
		300		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu	B25
		301		Planowanie budżetu
			3010	Przygotowanie projektu budżetu	B25
			3011	Budżet i jego zmiany	B25
		302		Finansowanie
			3020	Finansowania działalności przedszkola	B5
			3021	Finansowanie inwestycji	B5
			3022	Finansowanie remontów	B5
		303		Obsługa finansowa funduszy, środków dodatkowych, pożyczek, kredytów, dochodów pozabudżetowych
			3030	Współpraca z bankami	B5
			3031	Gospodarka pozabudżetowa	B5
	31			Dochody, podatki i opłaty
		310		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu dochodów, podatków, opłat, egzekucji i windykacji	B25
		311		Windykacja należności	B5
	32			Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
		320		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej	B25
		321		Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
			3210	Obrót gotówkowy	B5	Plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych, KW, KP
			3211	Obrót bezgotówkowy	B5	Wyciągi bankowe, przelewy
		322		Księgowość
			3220	Dowody księgowe	B5	Faktury Vat, wyciąg bankowy, nota księgowa, zaliczki, polecenie księgowania, rachunki, itp.
			3221	Dokumentacja księgowa	B5	Zestawienie obrotów i sald, sprawozdania, dziennik główny
			3222	Rozliczenia	B5	Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami (w tym rodzicami lub opiekunami dzieci zapisanych do przedszkola), pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi , w tym wezwania do zapłaty
			3223	Ewidencja syntetyczna i analityczna	B5
			3224	Uzgadnianie sald	B5
			3225	Kontrole i rewizje kasy	B5
			3226	Zobowiązania, poręczenia	B5
			3227	Księgowość materiałowo-towarowa	B5	PZ, RW, WZ. PW, MM, Jadłospisy wraz ze zużyciem materiałowym.
			3228	Obsługa księgowa w zakresie VAT	B10
		323		Rozliczenie płac i wynagrodzeń
			3230	Dokumentacja płac i potrąceń z płac	B5	Nadgodziny, itp.
			3231	Listy płac	B50
			3232	Kartoteki wynagrodzeń	B50
			3233	Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego	B5
	33			Inwentaryzacja
		330		Wycena i przecena	B10
		331		Spisy, protokoły, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne	B5
	34			Dyscyplina finansowa
		340		Interwencje Głównego Księgowego	B10
		341		Inne sprawy nadzoru finansowego	B10
4				NAUCZANIE, OPIEKA I WYCHOWANIE
	40			Przepisy dotyczące nauczania i wychowania	B25	Regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne- zewnętrzne
	41			Organizacja i programy pracy dydaktyczno- wychowawczej
		410		Wytyczne organizacyjno- programowe	B25
		411		Organizacja pracy w przedszkolu	B25	Statut, arkusz organizacyjny, aneksy
		412		Organizacja roku szkolnego	B5	Tygodniowy rozkład zajęć lekcyjnych i dodatkowych, zeszyt zastępstw itp.
		413		Realizacja podstawy programowej	B25
		414		Programy i plany nauczania i wychowania
			4140	Zestaw programów nauczania i wychowania przedszkolnego i podręczników	B25
			4141	Programy nauczania dostosowane do potrzeb i możliwości psychofizyczne dziecka	B25
			4142	Indywidualne programy nauczania	B25
		415		Eksperymenty dydaktyczno- wychowawcze innowacyjne	B25
	42			Rekrutacja dzieci do przedszkola
		420		Przepisy dotyczące rekrutacji	B25	Opracowania zewnętrzne i przepisy wydane przez placówkę
		421		Ustalenie zobowiązań między przedszkolem a rodzicami	B5	Umowy o świadczenie usług
		422		Dokumentacja przebiegu rekrutacji dzieci do przedszkola	B5	Karty zgłoszenia dziecka do przedszkola, listy przyjętych, oczekujących i skreślonych
	43			Realizacja pracy dydaktyczno- wychowawczej
		430		Dokumentacja przebiegu nauczania i wychowania
			4300	Dzienniki zajęć w przedszkolu	B5
			4301	Zeszyt do współpracy z rodzicami	B5	Współpraca z rodzicami
			4302	Diagnozy umiejętności wychowanków	B5	Monitorowanie osiągnięć dzieci, raporty badań edukacyjnych
		431		Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe
			4310	Organizacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych w przedszkolu	B5
			4311	Dzienniki zajęć pozalekcyjnych	B5
			4312	Wycieczki i wyjazdy	B5	W tym karty wycieczek. Regulamin wycieczek- kat. B25
			4313	Udział w obcych imprezach i zajęciach poza placówką	B5
			4314	Imprezy i zajęcia obce na terenie przedszkola	B5	m.in. widowiska, sztuki teatralne, pogadanki itp.
		432		Udział dzieci w konkursach	B5	Dokumentacja dot. udziału dzieci w konkursach
	44			Wychowanie
		440		Realizacja obowiązku przedszkolnego
			4400	Przepisy dotyczące realizacji przygotowania przedszkolnego	B25
			4401	Ewidencja dzieci podlegających obowiązkowi	B50	W tym korespondencja z urzędem gminy i miasta
			4402	Odroczenie i zwolnienia z obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego i szkolnego	B10
			4403	Nauczanie indywidualne	B10
			4404	Powiadomienia szkół o podjęciu przez dziecko realizacji obowiązkowego przygotowania przedszkolnego	B10
			4405	Powiadomienia o przerwaniu realizacji obowiązku przedszkolnego	B10
			4406	Skreślenia z listy dzieci uczęszczających do przedszkola	B5
			4407	Uczestnictwo dzieci w zajęciach z religii	B2	Listy dzieci. Oświadczenia rodziców dołącza się do kart zgłoszenia dziecka do przedszkola, klasa 422
			4408	Zaświadczenia dotyczące dzieci	B5	O uczęszczaniu do przedszkola, o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, itp. także rejestr wydawanych zaświadczeń
		441		Opieka nad dziećmi
			4410	Kontakty z rodzicami w sprawie dzieci	B10	dot. m.in. nieobecności dzieci, wyników w nauce, ankiety
			4411	Kontakty z instytucjami w sprawach dzieci	B10	Z domami dziecka, pogotowiami opiekuńczymi, rodzicami zastępczymi i adopcyjnymi, kuratorami
			4412	Opinie o dzieciach wydawane na wniosek sądu rodzinnego i PCPR	B10
		442		Zasiłki i pomoc materialna dla dzieci	B5	Decyzje dotyczące dożywiania
		443		Bezpieczeństwo i ubezpieczenia dzieci
			4430	Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i ubezpieczenia dzieci	B25
			4431	Wypadki dzieci	B10	Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo oraz rejestr wypadków- kat. B25
			4432	Analiza wypadków	B25
			4433	Ubezpieczenia dzieci	B10	polisy
		444		Losy absolwentów	B5
		445		Wyżywienie dzieci
			4450	Organizacja żywienia zbiorowego- księga HCCP	B25
			4451	Karty zapisów pomiarów i kontroli dot. żywności	B2	Dot. przechowywania żywności, temp. potraw itp.
			4452	Listy obecności dzieci korzystających z wyżywienia	B5
			4453	Sprawy sanitarno- epidemiologiczne	B5	Protokoły, decyzje
	45			Poradnictwo psychologiczno- pedagogiczne
		450		Zasady udzielania pomocy psychologiczno- pedagogicznej	B25	Przepisy, regulacje, wyjaśnienia
		451		Opinie poradni psychologiczno- pedagogicznej	B10	Odkłada się do teczek z dokumentacją badań dzieci- klasa 453
		452		Dokumentacja badań dziecka	B10
		453		Organizacja pomocy psychologiczno- pedagogicznej	B10	Powołanie zespołów pomocy p-p, harmonogramy pracy zespołów, zawiadomienia o posiedzeniach zespołów, rejestr zespołów
		454		Udzielenie pomocy psychologiczno- pedagogicznej	B10	Wnioski o objęcie dzieci pomocą, plany działań wspierających, informacje dla rodziców dot. udzielanej pomocy psychologiczno- pedagogicznej, ocena pomocy psychologiczno- pedagogicznej dla danego dziecka, opinie.
		455		Teczki pomocy psychologiczno- pedagogicznej	B10	Dla każdego dziecka prowadzi się osobną teczkę zawierającą dokumentację badań i czynności uzupełniających
		456		Dzienniki specjalistyczne	B5	Do terapii pedagogicznej, zajęć rewalidacyjno- wychowawczych, itp.

Nazwa dokumentu: Instrukcja Kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt
Skrócony opis: Instrukcja, wykaz akt
Podmiot udostępniający: Publiczne Przedszkole Nr 7
Osoba, która wytworzyła informację: Jolanta Jurewicz
Osoba, która odpowiada za treść: Jolanta Jurewicz
Osoba, która wprowadzała dane: Jolanta Jurewicz
Data wytworzenia informacji: 2019-07-02 09:23:06
Data udostępnienia informacji: 2019-07-02 09:23:06
Data ostatniej aktualizacji: 2019-07-02 09:54:44

Wersja do wydruku...